قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ ۲

قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ ۲

قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ ۱
امروزه وجود ویپ برای هر شرکتی، چه کوچک و چه بزرگ، یک امر حیاتی است به دلیل اینکه ارتباط با مشتریان در جهت جلب رضایت آنها، یک الویت شده است و در این بین قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ نقش بسیار زیادی در این رویه خواهند داشت. هرچه شرکت‌های توسعه دهنده‌ی ویپ بتوانند امکانات ویپ را بیشتر و کم هزینه‌تر کنند تلفن‌های سنتی و آنالوگ به دلیل عدم انعطاف پذیری و توسعه یافتن ، کم‌کم از صحنه‌ی روزگار کنار گذاشته خواهند شد.
دوست دارید درباره ویپ بیشتر بدانید؟

در ادامه مطلب قبلی “قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ ۱” برخی دیگر از قابلیت‌ها و امکانات محبوب ویپ خدمت شما معرفی خواهد شد.

قابلیت پیگیری تماس ورودی به داخلی ها Fallow me

با استفاده از این قابلیت می توانید تماس وارد شده به یک داخلی را هر زمانی که خواستید دنبال کنید، برای مثال فرض کنید در سازمان شما کارمندی هست که به هر نحوی شده باید تماسش را پاسخ دهد، در اولین مرحله شما تماس را به داخلی خودش وصل می کنید ، ممکن است این کارمند دارای دو داخلی باشد، پس اگر داخلی اول پاسخگو نبود تماس به داخلی دوم منتقل می شود و اگر این داخلی هم پاسخگو نبود تماس به شماره موبایل فرد منتقل شود و اگر باز هم پاسخگو نبود، تماس به تلفن منزلش منتقل شود، در واقع شما می توانید این سناریو را تا بی نهایت ادامه دهید.

با این پیش فرض برخی از حالت‌های ممکن برای این قابلیت را بررسی می‌کنیم.

  • امکان انتقال مکالمه از داخلی مورد نظر به لیستی از شماره های دیگر در حالتی که شما پاسخگوی تماس نباشید.
  • امکان تعریف تعداد بسیار زیاد از شماره‌ها در لیست follow me
  • امکان پخش تماس بین لیست شماره تعریف شده بر اساس استراتژی های گوناگون مثل:

Ring all : تماس با تمامی شماره های لیست به صورت همزمان

Hunt : تماس با شماره های لیست شما به ترتیب اولویت لیست

و…

  • پخش فایل صوتی به کسی که پس از تماس با داخلی شما قرار است به لیست follow me شما منتقل شود
  • امکان پخش موزیک برای تماس گیرنده در حالی که سیستم تلفنی به دنبال تماس با شماره های لیست شما است
امکانات ویپ

صندوق پیام گیر صوتی Voice mail

صندوق صوتی سیستم تلفنی ویپ یکی از قوی‌ترین سیستم های پیغام‌گیر بین تمامی سیستم‌های تلفنی است. با فعال کردن امکان صندوق پیام گیر صوتی ، تماس گیرنده ضمن تماس با شماره داخلی شما و در صورت مواجه شدن به یکی از حالتهای عدم‌پاسخگویی ، اشغال بودن و یا در دسترس نبودن داخلی  به صندوق صوتی منتقل می‌گردد. مهمترین قابلیتهای این صندوق صوتی پیشرفته عبارتند از :

امکان انتقال پیامی صوتی ضبط شده به ایمیل آدرس شما

امکان حذف پیام صوتی پس از ارسال شدن به ایمیل شما از روی سرور

امکان مشاهده پیامهای صوتی خود از طریق محیط وب

امکان شنود پیامهای صوتی خود توسط کد تلفنی از طریق هر داخلی از روی سیستم

امکان محدود نمودن ظرفیت صندوق صوتی خود به تعدادی مشخص از پیامها

امکان محدود نمودن مدت زمان پیام قابل ضبط

امکان بیان شماره تماس گیرنده و تاریخ و زمان ضبط پیام به صورت متن در فایل ایمیل شده و همچنین به صورت صوتی در ابتدای پیام ضبط شده .

icon About
امروزه شاهد تنوع بسیار زیاد محصولات و خدمات هستیم و این به عنوان شروع یک رقابت بزرگ برای افرادی که در این حوزه ها فعالیت می کنند به حساب می‌آید.

ضبط مکالمه

در اکثر سیستم‌های ویپ امکان ضبط مکالمات مربوط به داخلی تعریف شده وجود دارد. لذا شما می توانید تعیین نمایید که مکالمات داخلی در همه شرایط رکورد شود و یا هیچ ضبط مکالمه ای برای داخلی مورد نظر انجام نگیرد و یا داخلی مورد نظر در صورت صلاحدید در حین مکالمه با زدن کد تلفنی ضبط مکالمه خود را فعال نماید.

ضبط مکالمه در وضعیت فعال بودن می‌تواند در یکی از پنج حالت زیر با انتخاب شما انجام گیرد.

  • تماس ورودی از سوی یک داخلی
  • تماس ورودی از سوی یک تماس خارج از سیستم
  • تماس خروجی داخلی با یک داخلی دیگر
  • تماس خروجی داخلی با یک شماره خارج از سیتم
  • همچنین یک داخلی این قابلیت را دارد که در شرایطی که ضبط مکالمه آن در حالت درخواست ((on demand)) تنظیم شده است، در حین مکالمه با زدن کد تلفنی مربوطه بر روی گوشی خود مکالمه را از آن لحظه ضبط نماید.

شما نیزمی توانید به داخلی های خود اولویت ضبط مکالمه اختصاص دهید. این بدین معنا است که به طور مثال اگر به داخلی یک مدیر که مکالماتش ضبط نمی شود، اولویت بالاتری داده شود و به داخلی یک منشی که مکالماتش همیشه ضبط می شود، اولویت پایین تری داده شود، در صورتی که تماسی بین این دو برقرار گردد به دلیل بالاتر بودن اولویت داخلی مدیراین مکالمه ضبط نخواهد شد.
مکالمات ضبط شده از طریق محیط وب پنل سیستم مرکز تلفن ویپ قابل مشاهده، شنود و دریافت می باشد.

فعال سازی کدهای عملکردی خاص Feature codes

بسیاری از امکانات حرفه ای سیستم تلفنی به واسطه زدن یک کد ویژه  و ساده قابل دسترس و استفاده است . برخی از این کدهای ویژه عبارتند از :

انتقال مکالمه (Call Forward) : امکان استفاده از دو کد ویژه تلفنی برای انتقال مکالمه در حال انجام به دو صورت انتقال کورکورانه blind transfer و یا انتقال با اجازه attended transfer

پشت خطی (Call Waiting) : فعال و غیر فعال کردن پشت خطی برای داخلی فعال

مزاحم نشوید (Do-Not-Disturb (DND)) : با فعال شدن این وضعیت تماس‌های ورودی به سمت داخلی تبدیل به یک تماس از دست رفته خواهد اما کاربر می‌تواند تماس خروجی داشته باشد

شکار تماس (call pick up) : گرفتن تماسی که بر روی یک داخلی دیگر در حال زنگ خوردن است با زدن یک کد ویژه تلفنی به طور مثال داخلی همکار شما در حال زنگ خوردن است شما می توانید با زدن کد ویژه تلفنی آن تماس را به گوشی خود منتقل کنید .

بررسی صندوق صوتی : با زدن کد ویژه تلفنی از روی گوشی خود و یا حتی گوشی دیگران می توانید صندوق صوتی خود را بررسی کرده و پیامهای صوتی قدیمی و یا جدید خود را بشنوید

شنود مکالمه ( chan spy ) : امکان شنود تمامی مکالمات در حال انجام بر روی سیستم تلفنی با زدن یک کد ویژه تلفنی

پیجینگ  ، صف تماس ، پارک تماس ، شماره گیری سریع ، شرایط زمانی و …. برخی دیگر از کدهای تعریف شده جهت استفاده از این قابلیت است.

منوی منشی دیجیتال IVR

در سازمان‌های کوچک و بزرگ  نظر بر اینکه تماس‌های ورودی نیاز به مدیریت ارتباط دارد اعم از اینکه تماس به مقصد مناسب برسد یا اینکه دسترسی راحتر باشد استفاده از  منو منشی دیجیتال یکی از بهترین گزینه‌ها برای هدایت تماس ورودی است.

منوی منشی دیجیتال می‌تواند شامل زیر منوهای دیگر یا حتی تو در تو باشد تا  تماس گیرنده راحتر به مقصد نهایی خود برسد.

 

از جمله امکانات حرفه‌ایی که می‌توان در منو منشی دیجیتال به آن اشاره کرد:

امکان تعریف یک یا چند ورودی عددی به عنوان منوی ورودی

امکان تعریف یک مقصد مشخص در صورت وارد کردن گزینه یا همان شماره اشتباه

امکان تعریف کردن یک مقصد مشخص در صورت عدم انتخاب هیچ یک از گزینه های ورودی

امکان راه اندازی منوی منشی دیجیتال چند زبانه

امکان راه اندازی منوهاتو در تو بدون وجود محدودیت (برخی مراکز این قابلیت نامحدود را ندارند)

امکان قرار دادن گزینه های چنر رقمی در تعریف IVR

امکان شماره گیری مستقیم داخلی ها در هنگام اجرای IVR

امکان قرار دادن منوی مخفی در گزینه های IVR

پخش اعلان صوتی Announcement

از دیگر قابلیت های سیستم تلفنی ویپ می توان به امکان پخش اعلان‌های صوتی متفاوت در قسمت های مختلف سیستم تلفنی اشاره کرد. در حقیقت کاربران این امکان را خواهند داشت که صداهای ضبط شده دلخواهشان را در قسمت های مختلف سیسیتم تلفنی مانند منو منشی دیجیتال پخش کنند و یا بنا بر مورد نیازشان در مواردی کاربران را به مقصد یک پیام ضبط شده مشخص انتقال دهند.

کنفرانسConference

امکان دیگری که در برخی از روش‌های راه اندازی سیستم تلفنی در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت، امکان ایجاد یک اتاق کنفرانس  مجازی با شماره مشخص می باشد. با فعال سازی این قابلیت کاربران قادر خواهند بود با شماره گیری کد خاصی وارد اتاق کنفرانس با امکانات متنوع از جمله: قابلیت تنظیم پسورد جهت ورود به اتاق کنفرانس، اعلام ورود و خروج کاربران حاضر در اتاق کنفرانس، پخش پیغام خوش آمد گویی وغیره شوند.

االبته در برخی از تلفن‌های ویپ در حد معمول و تعریف شده مجاز این قابلیت بدون وابستگی به سیستم نیز وجود دارد

سخن آخر: با کمک تلفن ویپ ، تکنولوژی فردا را لمس کنید!

در این مقاله، قسمت دوم قابلیت ها و امکانات محبوب ویپ  برای کسب و کارها مطرح شد، اگر شما نیز صاحب یک کسب و کار هستید و به ایجاد ارتباطی بهتر و قوی بین کارمندان و مشتریانتان نیاز دارید، قسمت سوم این مقاله را از دست ندهید.

آنچه در این مقاله به اختصار خواهید خواند:

Share on print
Share on whatsapp
Share on linkedin
Share on telegram
guest
0 دیدگاه
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
guest
0 دیدگاه
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
question