مقدمه‌ای بر پیاده سازی پروپوزال ویپ
هم اکنون در کشور ما و در بسیاری از سازمان ها، هزینه های استفاده از تلفن سرسام آور است، مشغول بودن خطوط، هزینه های گزاف جهت برقراری تماس های درودن سازمانی ، بین شهری و خارج از کشور، دسترسی و تعاریف دشوار، سیم کشی و جابجایی فیزیکی، سبب تحمیل هزینه های بی بازگشت بسیاری بر سازمان ها می شود.
لذا در راستای داشتن یک سرویس مطلوب و بجهت کاهش هزینه ها، مدیران سازمان ها را بر آن داشته تا به دنبال راه حل باشند خوشبختانه تکنولوژی و فناوری اطلاعات و ارتباطات راهکار بسیار جذاب و مقرون بصرفه ای ارایه کرده بنام “ویپ (VoIP)” که همان تلفنی مبتنی بر IP شبکه است.
یعنی با استفاده از بستر شبکه، برقراری تماسهای بین شهری و برون شهری میسر شده. استفاده از فن آوری تلفن اینترنتی بی شک مرتفع کننده بسیاری از نیازهای جاری خواهد شد که یکی از بهترین راهکارهای ارتباط نوین در جهان، همین تکنولوژی تلفن مبتنی بر IP و یا VOIP می باشد و شرکت ما با تجارب موفق خود در اکثر سازمانهای بزرگ، اقدام به راه اندازی، پیاده سازی و ارایه این سرویس می نماید.
فرایند عملکرد این سیستم نوپا بدین گونه است که:
تماس هایی که از طریق خطوط شهری و آنالوگ دریافت می شوند از طریق یک مبدل نرم افزاری و یا سخت افزاری بنام (گیت وی ) یا همان مبدل آنالوگ به دیجیتال، کلیه مکالمات صوتی آنالوگ تبدیل به بسته های صوتی دیجیتال می شود و به سوییچ یا روتر متصل و ارسال می شود، سیستم مرکز تلفن ویپ (VoIP) به صورت یک سرور قدرتمند، متصل به شبکه (سوییچ یا روتر) است و تمام تماس های تلفنی ورودی از درگاه را مدیریت کرده و به سمت داخلی های مورد نظر هدایت میکند.
در همین حین تماس ها را ضبط کرده و گزارش کامل آن را در داشبورد مدیریت نرم افزار ذخیره تا امکان دسترسی به این گزارشات برای کاربران دارای مجوز دسترسی میسر گردد. مرکز تلفن ویپ (VoIP) روی سرور ، کلاینت و یا دستگاه IP-PBX قابل راه اندازی است.
سرور مرکزی تلفن ویپ (VoIP) یک نرم افزار است که روی کامپیوتر و سرورهای حرفه ای سازمان ها و سایر تجهیزات دیگر همچون IP-PBX، قابل نصب است که هسته مرکزی آن استریسک است و شرکت های بسیاری از رابط کاربری ایزابل رایگان استفاده می کنند.
ویژگی‌های سرویس ویپ (VoIP)
- ارتباطات از راه دور بسیار ارزان تر
- سیم کشی مورد نیاز کمتر
- تماس های تلفنی”رایگان”
- امکان برقراری ویدئو کنفرانس
- استفاده از وایرلس برای اتصال سیستم تلفن
- هزینه‌ی بسیار پایین نگهداری.
- قیمت پایین خرید یک شماره (حتی مجانی) و مکالمه‌ی تلفنی.
- پشتیبانی کلیه امکانات مخابراتی کنونی با هزینه‌ی بسیار پایین و سهولت اجرایی بالا.
- جابه‌جایی آسان شماره‌های تلفن
- دسترسی به برقراری ارتباط تلفنی در هر نقطه
- قابلیت برنامه‌نویسی و توسعه
- انتقال چندین مکالمه همزمان روی یک خط تلفن
- پایداری زیرساخت ها سرویس ویپ
- افزایش سرعت و رسیدگی به مشکلات سرویس ویپ
- پشتیبان گیری داده های حیاتی سازمان
- پایداری سرویس‌ها و حفظ و افزایش امنیت
- بهبود مستمر در ارتباطات دیجیتالی
- توسعه سرویس ویپ و همگام بود با رشد سازمان
مزایای سرویس ویپ (VoIP)
- صرفه جویی در هزینه به میزان ۶۵% هزینه مکالمات
- تعریف قوانین کنترلی و سطوح دسترسی کاربران
- گروه بندی کارکنان و اعمال مدیریت برروی ارسال و دریافت تماسها
- اعمال فیلترینگ جهت ارسال و دریافت تماسها
- محرمانه بودن مکالمات و حفظ حرمت تماسها
- انتقال خطوط و داخلی با نقاط دلخواه
- کیفیت صدای مکالمه
- مکالمه بدون مکث
- امکان مشاهده‌ی ریز مکالمات
- کاربری آسان و صدها مزیت دیگر که از آن بی نصیب نخواهید شد..
- سیستم پاسخگوئی منشی دیجیتال چند لایه
- سیستم نظر سنجی
- امن سازی سرور و کانفیگ فایروال لینوکس
- مدیریت بک آپ و بروزرسانی
اجرای پروژه سرویس ویپ در یک نگاه
کلیات و چشم انداز تخمینی چه از نظر هزینه راه‌اندازی ویپ و چه از نظر زمان برای اجرای این پروژه بصورت تیتروار در لیست زیر درج شده که دیدی کلی از صفر تا صد پروژه را در اختیار شما کارفرمای عزیز قرار خواهد داد. لذا این آیتم ها صرفاً ارایه یک دید کلی است و بی تردید در هنگام عقد قرارداد و اجرای پروژه مقادیر دقیق از جمله زمان دقیق شروع، زمان واقعی اتمام، هزینه دقیق تمام شده و سایر ملزومات پس از ارزیابی های نهایی حضوری ارایه می گردد..
اما این چشم انداز همچنین می تواند سبب شود تا بخوبی همه چیز را چه از بعد زمانی و چه بعد هزینه ای و حقوقی بررسی نمایید تا علاوه بر آگاهی کافی، بهترین تصمیم را اخذ کنید
- پروژه: پیاده سازی سرویس ویپ
- روال شروع کار: عقد قرارداد،
- محل انجام:سازمان کارفرما
- مدت زمان تخمینی: ۱ماه
- میزان افزایش: افزایش حجم کار و تغییرات تا ۲۵%
- مدت زمان پیاده سازی و ارایه نهایی: پس از عقد قرارداد
- مدت زمان آموزش: حسب نیاز
- نحوه پشتیبانی: ریموت
- مدت پشتیبانی: سالانه
- هزینه پشتیبانی سالهای آتی: ۲۵% کل اجرا + نرخ تورم
- درصد حسن انجام کار: ۱۰%
مشخصات فنی پروژه ویپ
نمونه جدول زیر یک ارزیابی اولیه از نیازهای مطرح شده کارفرمایان در ارتباط با چنین پروژه ای (سرویس ویپ) است این جزئیات فنی در حین اجرای پروژه می‌تواند بیشتر یا کمتر از این موارد باشد، فلذا با توجه به طرح درخواست راه‌اندازی ویپ ، بررسی این اطلاعات جهت آمادگی با حسب رعایت اولویت‌بندی انجام پروژه تنظیم شده است .
بر اساس همین مشخصات فنی ، ساختار اولیه و استاندارد ارائه پروژه پایه‌ریزی میگردد. این مشخصات فنی پروژه که به چارچوب پروژه نیز معروف است علاوه بر یکپارچگی در پیشرفت و توسعه کار، سبب کاهش هزینه های خدمات در آینده نیز خواهد شد.
| جزییات فنی پروژه سرویس ویپ بر اساس نیازهای مطرح شده کارفرما | ||
| ردیف | عنوان | اولویت |
| ۱ | ارایه خدمات پاسخگوی به درخواست ها ورودی | ۱ |
| ۲ | تحلیل و بررسی مبتنی بر تجهیزات و امکانات نرم افزار های حال حاضر | ۱ |
| ۳ | طراحي جانمايی سخت افزار های سیستمی | ۳ |
| ۴ | مهندسي خريد تجهیزات سرور پشتیبان | ۴ |
| ۵ | پیاده سازی ( نصب سرور نرم افزاری، یا کانفیگ تجهیزات) | ۴ |
| ۶ | نصب و راه اندازي | ۴ |
| ۷ | تعریف داخلی ها، نقش ها،دسترسی ها و سیاستهای سازمانی | ۱ |
| ۸ | تهیه مستند آموزشی کاربردی | ۱ |
| ۹ | امكان ثبت و ثبت كليه وقايع سيستم و كاربران و LOG گيري كامل در تمام سيستم | ۱ |
| ۱۰ | برقراری ارتباطات فی مابین سازمانی | ۱ |
| ۱۱ | ارایه برنامه و پلان جامع توسعه سرویس ویپ | ۳ |
| ۱۲ | شناسایی مشکلات دست و پاگیر و مکرر ارایه برنامه هایی جهت عدم وقوع آنها | ۱ |
| ۱۳ | استفاده از برنامه نویسی و ابزارهای روز ارتباط در راستای بهبود یا بهرهوری بیشتر | ۱ |
| ۱۴ | مستند سازي كامل پروژه و ارائه مستندات زير در قالبهاي مشخص شده | ۱ |
| ۱۵ | ۱ سال پشتیبانی ریموت و تلفنی | ۱ |
فرآیند انجام کار در روند پروپوزال ویپ
فرایند اجرای کار یک چشم انداز مطلوب از مراحل و نحوه فعالیت حرفه ای ما در راستای پیاده سازی پروژه باه شما ارایه خواهد نمود که ما بر اساس همین روال از لحظه تدوین سند یا پروپوزال تا گام های بعد به دقت تنظیم و شرح داده می شود تا آسوده خاطر باشید که ما دارای یک تایم لاین از مرحله نخست تا آخر هستیم و در هر مرحله ای مستند و گزارش مرتبط را به سمع و نظرتان خواهیم رساند.
بنابراین فرایند صفر تا صد اجرای کار توسط کارگروه ما بشرح زیر است:
| مرحله | عنوان | شرح |
| ۱ | اریه طرح پروپوزال | همین مستند که در حال مطالعه هستید |
| ۲ | تنظیم قرارداد | پس از تایید و تکمیل سایر نیازمندیها قرارداد منعقد می شود. |
| ۳ | تحویل اطلاعات دسترسی | تحویل اطلاعات پنل کانفیگ و دسترسی |
| ۴ | اجرای فرایند راه اندازی | بر اساس پلان انتخابی، برنامه ریزی آغاز می شود. |
| ۵ | تست و بررسی محیط سرویس ویپ | انجام کلیه آزمون ها و تست های کارایی سیستم، کاربری، امنیت، تحمل خرابی و تحمل بار ترافیکی صورت می گیرد. |
| ۶ | دریافت کامل سرویس ویپ (VoIP) | گزارش هر فاز از سيستم را جداگانه ارائه و پس از تست ، سرویس ویپ (VoIP) تحويل موقت انجام و پس از يك دوره 3ماه سيستم به طور كامل تحويل نهايي می شود |
| ۷ | بهینه سازی اولیه | ارایه بهبود هایی جهت حفظ و پایداری و مانیتورینگ سرویس ویپ (VoIP) |
| ۸ | آموزش | آموزشهاي راهبري و كاربري براي كارشناسان ذيربط در محل دستگاه اجرايي بايد به صورت كارگاهي يا سميناري باتامين فضا و امكانات آموزش بر عهده دستگاه اجرايي ارایه میگردد |
| ۹ | پشتیبانی | پشتیبانی تلفنی و یا ریموت |
| ۱۰ | مستند سازی | كليه مستندات بايد به صورت مكتوب در قالب دفترچه هاي سيمي يا شيرازه شده ارائه گردد و فايل الكترونيكي قابل ويرايش آنها نيز تحويل دستگاه اجرايي گردد . |
ما براساس یک سیستم مدیریت پروژه پیش می رویم،
مدیریت پروژه، متناسب با نوع پروژه، یکی از مسائلی است که باید در این مرحله از پروژه مدنظر قرار گرفته و تدوین شود. هیچ‌گاه به ادعاها و تبلیغاتی که در مورد قابلیتهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و برآورده‌شدن نیازهای شما بااستفاده از یک نرم‌افزار یا سیستم دستی از پیش طراحی شده، وجود دارد، بیش از حد اهمیت ندهید.
مطمئن باشید رویه محتاطانه شما و صرف‌وقت در این مرحله از پروژه، نتیجه مطلوب خود را به‌هنگام برنامه‌ریزی و کنترل امور پروژه در مراحل بعدی، به‌دست خواهد داد.
سیستم مدیریت پروژه ما خود گواه این فرایند صحیح است که بطور کاملاً متناسب با پروژه شما طراحی شده است. هیچ‌گاه به دنبال طرح سیستم‌های بسیار پیچیده و یا بسیار ابتدایی نباشید.
سیستم باید به‌گونه‌ای طراحی شود که به ساده‌ترین شکل و با بهره‌گیری از روشهای ابتکاری و هوشمندانه، نیازهای کاربران را پاسخگو باشد. مسلماً بهره‌گیری از چنین سیستم‌هایی، پیش از آغاز پروژه، مدیریت پروژه را آسان کرده و از وقوع بحرانهای جدی در حین اجرای پروژه جلوگیری میکند.
ورودی ها و پیش نیازهای اولیه پروپوزال ویپ
بی تردید بدون داشتن اطلاعات پایه و ریز جزییات سازمانی امکان اجرای یک پروژه ارزنده و شایسته مطابق با سلیقه و برند کارفرما کاری بس دشوار است لذا پسندیده است که آیتم های ورودی زیر جهت برسری و درج در پیاده سازی پروژه ارایه گردد.
چنانچه بدلایلی نظیر کمبود نیرو، کمبود وقت موارد زیر را آماده ندارید نگران نباشید که این موارد نیز به شکل مجزا و به بهترین شکل توسط کارگروه پروژه تدوین و تولید می شود. لذا در صورتی که دارای مستندات هستید، لازم است آیتم های زیر را ارایه فرمایید.
| ۱ | معرفی یک نماینده |
| ۲ | تکمیل و ارسال پرسشنامه یا درخواست ها |
| ۳ | ارایه پیش نیازها و دستورالعمل های مرتبط |
| ۴ | ارایه متون و مستندات متنی لازم |
| ۵ | ارایه دسترسی های (FTP/Admin Panel/Host/Domain ) |
| ۶ | ارایه خط مشی پالیسی ها و سیاست های داخلی |
| ۷ | ارایه لیست اطلاعات ضروری سایر افراد مرتبط با سرویس ویپ (VoIP) سازمان در صورت |
| ۸ | ارایه دسترسی های لازم به سرویس های مرتبط با سرویس ویپ (VoIP) و یا سایر زیرساخت های نرم افزاری ادغام شده با سرویس ویپ (VoIP) |
| ۹ | ارایه نحوه پشتیبانی پیشنهادی مورد انتظار سازمان |
| ۱۰ | ارایه کلیه اطلاعات تماس |
| ۱۱ | انتخاب پلان پشتیبانی مورد نظر |
تیم برنامه ریزی ما توانایی، دانش و تجربه کافی را در زمینه بررسی ساختار سرویس ویپ (VoIP) و تولید محتواهای مرتبط را نیز دارد و بیشتر پیش نیازهای اولیه جدول فوق که از جنس محتوا هستند را به بهترین شیوه ممکن با مهندسی محتوا تولید و ارایه خواهند نمود.
خروجی نهایی و پردازش های اصلی پروپوزال ویپ
خروجی نهائی پروژه: عبارتست از یک سرویس ویپ (VoIP) پایدار، امن و سریع، و پایگاه های داده مربوطه و مستندات و ملحقاتی که برای اجرا و بهره برداری از سیستم لازم است.
همچنین مستندات پروژه: که عبارتند از مجموعه مدارک و مستنداتی که در طول پروژه ایجاد میشوند شامل کلیه مستنداتی که پیمانکار وکارفرما و دستگاه نظارت رد وبدل می نمایند.
از قبیل: فرآورده های پروژه، صورتحسابها، ابلاغیه ها، اخطاریه ها، صورتجلسات ادواری و موردی و اظهار نظرها (دراین قسمت سایر تعاریف، اصطلاحات و اختصاراتی که چه در پروژه به آنها اشاره شده باشد و یا نباشد که لزوم وجود تعریف برای آنها به منظور جلوگیری از هرگونه اختلاف ضروری نماید ارائه میگردد.)
مستندات هر فاز به صورت کامل توسط پیمانکار در سه نسخه ارائه می گردد و فرم گزارش وضعیت پروژه در پایان هر ماه توسط ناظر بایستی برای پروژه تکمیل می شود.
در نهایت پس از جمع بندی نهایی و اجرای تمام و کمال، شما یک سرویس ویپ (VoIP) دارید که قرار است به کمک تان بیاید در نتیجه شما به موارد جدول زیر بعنوان خروجی نهایی باید برسید:
| ۱ | یک سرویس ویپ (VoIP) |
| ۲ | دریافت کلیه مستندات نهایی اجرای پروژه |
| ۳ | گزارش تحویل موقت ( گزارشات انجام هر مرحله) |
| ۴ | سایر مستندات در صورت وجود برخی نیازمندیهای خاص و سفارشی- |
| ۵ | دسترسی ها |
| ۶ | لیست آپدیت ها و تغییرات انجام شده بر روی سرویس ویپ (VoIP) طی مدت پشتیبانی ایزابل |
گروه اسپان به دقت، نمونه فرم گزارش تحویل موقت در هر فاز از اجرا، راهنمای آموزش بصورت کاملا شفاف، آموزش کامل استفاده کاربری، ارایه سرویس ویپ (VoIP) بر پایه پتلفرم مورد نظر و به همراه وب سرویس و سایر سیستم های واکشی اطلاعات را در اختیار شما قرار خواهند داد اما بطور پیش فرض شما بر اساس نوع قرارداد و حجم کار و طرح نیازها، می توان بر دریافت مستندات بیشتر و یا تولیدات مرتبط اقدام کرد .
